La participation à un salon professionnel est une opération qui ne s’improvise pas. Cela nécessite aussi bien des mois de préparation qu’une organisation de votre emploi du temps. Afin de vous aider à garantir le succès de votre évènement, il faudra commencer les préparatifs 9 mois à l’avance. Voici les grandes lignes de votre préparation.
9 à 6 mois du salon
Généralement, lorsqu’une entreprise souhaite participer à des salons professionnels, c’est qu’elle pense déjà à un objectif précis, que ce soit pour vendre, se faire connaitre ou gagner des clients. 9 mois avant l’évènement, vous devrez donc définir le stand, c’est-à-dire sa présentation et son agencement. Pensez par la suite à envoyer votre dossier d’inscription à la commission destinée à cela, dans les délais annoncés. Assurez-vous d’être inscrit le plus tôt possible pour bénéficier des meilleurs emplacements de stand. Désigner ensuite un responsable pour le salon avec qui l’organisateur pourra échanger.
Dans les 6 mois avant le salon, vous devrez choisir la place de votre stand. Généralement, elle est régie par l’ordre d’arrivée des inscrits. Commencez par la suite à évaluer les frais et contacter un concepteur de stand pour salon. N’oubliez pas de renvoyer le formulaire d’inscription pour vous assurer que vous figurerez sur le catalogue officiel. Si l’évènement se déroule à l’étranger, pensez à trouver un transporteur.
4 à 2 mois avant le salon
4 mois avant votre participation à des salons professionnels, vous devrez demander auprès de l’organisateur tous les éléments relatifs à l’expo : invitation, cartes exposants, logos, vignettes, dépliants… Pensez aussi à vérifier votre position publicitaire sur le catalogue de l’évènement. Pour ce qui est des prestataires de services, il est important de leur confirmer vos besoins (eau, électricité, assurance…).
Lorsqu’il ne reste plus que 2 mois, il est temps de contacter l’entreprise assurant le transport. Imprimez également les documents promotionnels distribués aux visiteurs (dépliants, carte de visite…). Il est aussi temps d’envoyer les invitations et de faire la publicité. Planifiez ensuite l’agencement du stand et tout ce qui s’y rapporte.
Plus qu’un mois avant l’évènement
Dans les 30 jours précédents le salon professionnel, préparez les visuels et élaborez un dossier de presse. Si possible, faites-le en différentes langues surtout si vous participez à un salon international. Pensez aussi à engager un photographe pour intervenir sur le stand afin de paraitre plus professionnel.
Pour les 15 jours avant l’évènement, concentrez-vous sur les instructions données par l’organisateur notamment l’inauguration, la visite de la commission de sécurité, etc. Attribuez également un rôle spécifique à chaque membre de l’équipe. 2 jours avant l’ouverture, briefez votre staff sur les instructions à suivre puis confirmez auprès des différents prestataires de service. La veille de l’inauguration, les différentes visites seront réalisées (commission de sécurité…).
Le jour de l’ouverture, assurez-vous que chacun assure ses missions puis vérifiez à chaque fermeture si tout le matériel est complet.